Seit Einführung des Bibliothekssystems Aleph500 im Sommer 2007 nutzt die UB Mannheim die EDIFACT-Schnittstelle des Systems zum Versand von Bestellungen. Im Mai 2008 wurde mit der Realisierung eines umfassenden Datentauschs auch für Stornierungen, Mahnungen, Lieferantenmeldungen und Rechnungen begonnen. Der Regelbetrieb konnte mit den ersten Lieferanten im Juni/Juli 2008 aufgenommen werden. Der Erfahrungsbericht stellt typische Probleme bei der Implementierung dar, weist auf systembedingte Grenzen hin und fasst die Vorteile des Verfahrens aus Sicht der Bibliothek zusammen.

Die AG Edifact ist ein Zusammenschluss von 6 Bibliotheken (BSB München, UB Würzburg, UB Erlangen-Nürnberg, UB Bamberg, UB Heidelberg und UB Köln), die das Lokalsystem SISIS-Sunrise der Firma OCLC einsetzen. Ziel der AG ist die Weiterentwicklung des automatisierten Datenaustauschs per EDIFACT (ggf. auch XML) mit den Bibliothekslieferanten – elektronische Rechnungsdaten und Meldungen -, nachdem elektronische Bestelldaten bereits seit einiger Zeit im Routinebetrieb übermittelt werden. Das Referat informiert über den Stand der Entwicklung und zeigt die möglichen Vorteile im praktischen Einsatz auf.

Seit Jahrzehnten tauscht der Buchhandel strukturierte Handelsdokumente aus, schwerpunktmäßig im Verkehr zwischen Verlagen, Auslieferungen, Großhändlern und Sortimenten. In der Zusammenarbeit mit Bibliotheken beschränkte sich dies vor allem auf Bestellungen.
Mittlerweile rücken aber auch andere Dokumententypen in den Vordergrund und eröffnen damit die Möglichkeit, vor allem Routinetätigkeiten zu minimieren. Beschrieben werden die notwendigen Voraussetzungen, die unterschiedlichen Formattypen, rechtlichen Besonderheiten und die notwendigen organisatorischen Anpassungen in unserem Hause.